Otimização do tempo e a capacidade de carga dos eventos

Neste texto vamos usar esses dois eventos como exemplo do gerenciamento da capacidade de carga e otimização do tempo nos eventos. Afinal, em eventos um dos maiores desafios é administrar o tempo, o que foi um dos maiores desafios na aula Magma em homenagem aos dez anos do Programa de Pós-Graduação em Turismo (PPGTUR), onde o Professor Mário Beni foi o convidado principal. É sobre esse tema que iremos falar neste texto, ilustrando com um evento e suas implicações.

Otimização do tempo em eventos

O maior desafio com o tempo foi o número de convidados a falar, a chamada banca de homenageados. Como era uma homenagem a PPGTUR, os professores e fundadores do programa estiveram nessa banca, bem como a coordenadora do Centro de Ciências Sociais Aplicadas (CCSA). Gerenciar o tempo, nesses casos, é de suma importância para o sucesso do evento.

Esse planejamento do tempo deve ser feito com antecedência, respeitando o horário de inicio e término do evento. Para isso falar com os participantes e determinar um tempo de fala para cada um deles é o primeiro passo para a otimização do tempo. O segundo passo é administrar o tempo dos participantes de forma que não fique curto ou longo, e que não tenha um tempo exato, fornecendo então aos participantes uma média de tempo. Um exemplo, cada participante teria 10 minutos para se pronunciar, dentro desse tem existe uma margem de erro, de 5 minutos para mais ou para menos, desde que os participantes sejam avisados com antecedência. Um dos membros da equipe pode ser designado a avisar a respeito de tempo restante aos convidados de forma discreta, por meio de cartazes ou vídeo.

O promotor também deve se antecipar do conteúdo da palestra principal, e também pensar no tempo da palestra com uma margem de erro. A exemplo, temos a palestra do professor Beni, que deveria durar cerca de 1 hora. Antecipadamente o promotor analisa o conteúdo da palestra e propõe um tempo de fala de 40 minutos, dando ao palestrante uma margem de 20 minutos.

Pensar na otimização do tempo é essencial para o sucesso do evento, para que não reste nenhuma dúvida sobre o ponto chave do evento e que também não seja muito longa, o que pode levar a uma debandada da plateia antes do final do evento.

Gerencialmente da capacidade de carga

O gerenciamento da capacidade de carga é outro ponto crucial do evento. Para isso o promotor do evento deve saber antecipadamente o tamanho do evento e o número esperado de participantes.

No caso da palestra do especialista de marketing digital Paulo Sergio da Silva, tivemos a disposição de um auditório com capacidade para 120 pessoas sentadas e 50 em pé. Aparentemente parece um problema fácil para administrar, mas vocês já pararam para pensar que isso influência diretamente na divulgação do evento?

Como divulgar esse evento para que não tenha um público maior ou menor do que o esperado?

A resposta está no público alvo do evento que, nesse caso, seria os alunos dos cursos de turismo e administração da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Então a divulgação foi estrategicamente voltada para esses cursos, levando em conta o número de participantes de cada curso, a desistência esperada e o horário do evento.

Nesse caso o horário da palestra estava planejado para as 14:00 horas com término esperado para 16:30, o que nos deu uma margem de desistência de uns 30% para o curso de administração, pois o horário da palestra não coincidia com os horários de aula dos alunos. O horário da palestra foi estrategicamente estabelecido no horário das aulas dos alunos do curso de turismo, para possibilitar que todos os alunos comparecessem.

Então é isso galera, entender a otimização do tempo e gerenciamento da capacidade de carga proporcionou as convidados e participantes das palestras uma aula de conhecimento e momentos agradáveis, para que todos desfrutassem do evento.

No próximo texto vamos falar de um movimento que vem mudando o curso de turismo da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, o movimento “Num Tem Quem Diga”, quer entender esse movimento e o significado desse nome, então nos encontramos no próximo texto. Até lá!

 

Ah! No texto Marketing digital e o Sistur (Sistemas de Turismo), falamos de dois eventos muito importantes para os alunos do curso de turismo da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, a visita de um dos maiores especialistas de marketing digital Paulo Sergio da Silva e uma das maiores referencias em turismo Mario Carlos Beni. Os pontos principais de cada palestra foram abordados no texto, destacando a importância do Sistema de Turismo (Sistur), criado pelo professor e autor Mario Carlos Beni e da influência do Marketing digital no turismo e também nos eventos. Ficaram curiosos? Então leiam o texto Marketing Digital e Sistur (Sistema de Turismo), tenho certeza que vocês iram adorar.