Viagens rodoviárias e checklist para agentes de viagens

Os preparativos para viagens rodoviárias são distintos dos de uma viagem aérea, apesar de guardarem alguma semelhança. Para que uma viagem rodoviária ocorra da maneira como deve, ou seja, devidamente legalizada, sem prejuízo ao passageiro e a agencia de viagens, ela deve seguir um protocolo (muitas vezes específico de cada destino). Nesse texto, vamos ver quais procedimentos gerais devem ser feitos em viagens rodoviárias das agências de viagens, separadas pelo tipo de viagem, afinal para cada estilo de viagem (estadual, interestadual e internacional) existem diferentes procedimentos.

Em viagens rodoviárias estaduais

• Emitir uma nota fiscal (nesse momento, já se deve ter certo o número de passageiros, a quilometragem total de ida e volta, o veículo que será utilizado e os motoristas que irão dirigir o veículo);
• Fazer a licença da viagem e a relação de passageiros pelo sistema do Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (Daer), se a viagem for no Rio Grande do Sul;
• Apólice e comprovante de pagamento do seguro do veículo.

Em viagens rodoviárias interestaduais

• Emitir uma nota fiscal (nesse momento, já se deve ter certo o número de passageiros, a quilometragem total de ida e volta, o veículo que será utilizado e os motoristas que irão dirigir o veículo);
• Fazer a licença da viagem pelo sistema da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) e a relação de passageiros;
• Apólice e comprovante de pagamento do seguro do veículo.

Note que a diferença entre as viagens rodoviárias estaduais e interestaduais é unicamente o órgão pelo qual se deve tirar a licença para a viagem; e o que os diferencia é a esfera de abrangência da viagem (estadual ou nacional). Observe abaixo que existe diferença entre eles:

O sistema da ANTT é um pouco mais complexo que o do Daer. No sistema do Daer, você deverá informar a placa do veículo escolhido, data e hora de partida e chegada, motoristas, itinerário, número e valor da nota fiscal e dados dos passageiros, basicamente. No sistema da ANTT, você irá informar a placa do veículo escolhido, data e hora de partida e chegada, a cidade mais distante da viagem, motoristas, número e valor da nota fiscal, dados dos passageiros e a natureza da viagem.

Nesse sistema, ANTT, o itinerário (Roteiro de Viagem) precisa estar descrito detalhadamente: data, horários de chegada e saída de cada um dos destinos (o sistema calcula automaticamente o tempo da quilometragem percorrida permitida por lei) e estabelecimentos de apoio (teoricamente, um veículo não pode seguir viagem por muitas horas seguidas: ele precisa parar para a troca de motoristas, por exemplo, ou para abastecer). Esses estabelecimentos estão localizados em algumas cidades até o destino final e podem ser “paradouros” em rodovias, restaurantes, etc. Em ambos os sistemas, precisa estar descrito ida e volta, mesmo que a viagem seja para levar os passageiros em um local específico e deixa-los lá, o veículo retorna de qualquer maneira, e isso precisa ser informado.

Em viagens rodoviárias internacionais

• Emitir uma nota fiscal (nesse momento, já se deve ter certo o número de passageiros, a quilometragem total de ida e volta, o veículo que será utilizado e os motoristas que irão dirigir o veículo);
• Fazer a licença da viagem pelo sistema da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) e a relação de passageiros;
• Apólice e comprovante de pagamento do seguro do veículo;
• Seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário em Viagem Internacional;
• Certificado de Inspeção Técnica Veicular – CITV;
• Lista Internacional de Passageiros.

Nas viagens internacionais deverão constar obrigatoriamente no Roteiro de Viagem os pontos de fronteira a serem utilizados na ida e na volta. Adicionalmente, na prestação de serviço internacional, a empresa deverá portar a documentação exigida pelos Acordos Internacionais, considerando as exigências e especificidades de cada país do destino. A documentação dos motoristas também deve estar de acordo: alguns países exigem cópias até mesmo do exame médico.

Quem organiza as viagens rodoviárias?

Em algumas agências é o próprio agente quem cuida dessa documentação, em outras pode haver outro responsável. Além dessa listagem burocrática, o agente deve portar seu próprio checklist. Alguns detalhes devem ser levados em conta, principalmente para cativar e fidelizar o cliente, mas também para seguir um próprio protocolo de viagens rodoviárias.

Nós já falamos um pouco sobre a rotina do turismo de Compras aqui

Checklist do agente para viagens rodoviárias

Além da documentação referente à legislação ANTT, ou Daer, listadas acima, o agente deve desenvolver o seu próprio checklist. Afinal, devido ao número de horas que os passageiros passarão dentro do veículo, o guia deve entretê-lo, se tiverem monitores, eles podem assistir vídeos interativos ou filmes. E o ideal é que também se tenha um serviço de bordo básico, até mesmo com um lanchinho, tudo para “mimar” o passageiro e amenizar o cansaço que a viagem rodoviária provoca. Há algum aniversariante ou alguém que fará aniversário durante o tempo de viagem?

Todo esse cuidado é visto previamente, portanto, um exemplo de checklist seria:

• Verificar documentação necessária (da agência, do veículo, dos motoristas e demais exigências);
• Separar dvd’s de filmes;
• Verificar datas de aniversários;
• Comprar ou encomendar lanches, chás, refrigerantes e demais componentes do serviço de bordo;
• Alugar box da Estação Rodoviária da cidade (se esse for o local de embarque e desembarque);
• Seguro viagem nacional ou internacional (se estiver incluso no pacote), verificar se todos já foram emitidos;
• Dinheiro para pedágios (se não for pós-pago), para abastecimento e eventuais necessidades.
• Entrar em contato com todos os passageiros para repassar horários, relembrar a documentação que cada um precisa portar, avisar sobre a temperatura no local da viagem, para que possam se preparar e quaisquer outras informações que o agente costuma passar, ou que seja específico do roteiro em questão.

Cada destino acrescentará itens específicos em cada checklist, por exemplo: se o local da viagem necessitar de ingressos adquiridos previamente, tem-se que verificar se todos os passageiros já possuem e, se eles forem adquiridos antecipadamente pela agência, confirmando que está tudo certo. Se for uma viagem rodoviária internacional na América Latina, é necessário saber qual documento o passageiro estará portando (passaporte ou carteira de identidade civil), porque se constar na Lista Internacional de Passageiros que ele está com seu passaporte e no momento da entrega da documentação na aduana ele estiver com a carteira de identidade civil, certamente impedirá a emissão do seu visto, ou mesmo complicará a sua entrada no país.

A listagem está sempre sujeita a alterações, assim como as exigências de cada país, portanto é importante sempre manter-se atualizado para que a agência e principalmente o passageiro nunca seja prejudicado e sua viagem corresponda às suas expectativas.

Afinal, como veremos no próximo post, um agente de viagens é um vendedor se sonhos!

Fonte: ANTT